工作從時(shí)間安排入手而非從計劃開(kāi)始
卓有成效的領(lǐng)導者并非沒(méi)有弱點(diǎn)。比如，他們在行動(dòng)力上可能比自己下屬的員工稍弱一點(diǎn)，優(yōu)秀的領(lǐng)導者往往精于頭腦的運轉，站在山頂策劃全局。但是，這正是他比你強大之處。當一件事擺上日程時(shí)，他并不會(huì )急于工作和做計劃，而是從時(shí)間安排上著(zhù)手，最大地優(yōu)化效率和利用時(shí)間。
這與一些人的常識是相悖的。許多人覺(jué)得，一件事放在面前，重要的是馬上去做。不行動(dòng)是不行的，不計劃更不可以。如果你重復這個(gè)道理一百遍，它就堅定不移地成了你的人生信仰，你確信這是真理。但我告訴你，你錯了。面對一件事，最重要的不是行動(dòng)和計劃，而是安排時(shí)間。
你首先要了解，應該由自己支配的全部時(shí)間是一種什么概念，然后考慮這些時(shí)間要如何使用。最后再根據需要重新安排，把那些既浪費時(shí)間而又不產(chǎn)生什么價(jià)值的工作取消掉。說(shuō)白了，先考慮時(shí)間資源怎么安排，再去關(guān)注計劃，否則你的計劃很可能是一份無(wú)用的或者在行動(dòng)開(kāi)始后你才發(fā)現需要不斷地重新修訂的一個(gè)包袱。
你關(guān)注了時(shí)間，才能發(fā)現計劃的根本問(wèn)題。如此一來(lái)，你就能夠將自己可以支配的很散碎的時(shí)間都組合起來(lái)，匯集成可以使用的時(shí)間單元。這是一名領(lǐng)導者展示效率的關(guān)鍵，他在這種細節的處理上體現出自己的情商能力，而不是制訂了一份多么偉大的計劃。
盧內斯作為紐約一家大機構的高級財務(wù)主管，他的心中十分清楚，自己在召集辦公室會(huì )議時(shí)浪費掉了多少寶貴的時(shí)間。不管會(huì )議的內容是什么，他每次都把全部的直系下屬叫來(lái)開(kāi)會(huì )，每次的會(huì )議都會(huì )陷入冗長(cháng)的拖沓中。前來(lái)參加會(huì )議的每一個(gè)人，他們非常看重這次討論的機會(huì )，總是抓住機會(huì )提出問(wèn)題，每個(gè)人都要提出一兩個(gè)問(wèn)題，煞有介事地嚴肅地討論，事實(shí)上這種問(wèn)題往往與會(huì )議的議程毫不相干，卻沒(méi)完沒(méi)了地占用著(zhù)會(huì )議的時(shí)間。
開(kāi)始時(shí)他并未意識到問(wèn)題的嚴重性，直到有一天，盧內斯問(wèn)了一名下屬后才恍然大悟，察覺(jué)到這是多么嚴重的問(wèn)題。當然，下屬們坦然承認這樣的會(huì )議非常無(wú)聊，既浪費時(shí)間，又對工作無(wú)所幫助。
盧內斯這時(shí)發(fā)現，自己辛苦制訂的計劃，并沒(méi)有在會(huì )議之后得以落實(shí)。他忽視了對時(shí)間的利用，最終在工作中受到了懲罰。
但是，當他意識到問(wèn)題并決心改變時(shí)，事情就好辦了。盧內斯開(kāi)始用一種新的方式來(lái)處理自己的管理工作。比如他先在下屬中傳閱一份打印通知，上面寫(xiě)道：我已經(jīng)邀請瑞恩、華萊士和洛克三位先生于星期三的下午兩點(diǎn)前來(lái)會(huì )議室，討論有關(guān)明年的預算撥款的事項，如果哪位在這方面有興趣，或想參加討論，歡迎前來(lái)參加會(huì )議。無(wú)論你是否參加會(huì )議，不久之后都會(huì )收到一份詳細的討論紀要，向你介紹會(huì )議所作出的決定，同時(shí)還會(huì )向你征求這些決定的意見(jiàn)。
他對會(huì )議的時(shí)間、參與者的時(shí)間都做了安排和分配。于是，原來(lái)由十多個(gè)人花半天時(shí)間研究的問(wèn)題很快得到解決。最后他花了不到一個(gè)小時(shí)的時(shí)間，就把事情辦完了，而且滿(mǎn)足了每一名員工的實(shí)際心理需求。
我們在對時(shí)間的管理和安排過(guò)程中，要想制訂出一份理想的計劃，列舉出這一天中的.活動(dòng)內容是遠遠不夠的。你需要根據自身的情況，估算出你在可預計的一段時(shí)期內每項日程安排所需要的具體時(shí)間，再根據相應的時(shí)間的數量，對計劃進(jìn)行安排。
在做這件事時(shí)，我們不能過(guò)高地估計自己的工作效率，將太多的事情安排在很短的時(shí)間內，擁擠不堪，你會(huì )發(fā)現工作無(wú)法進(jìn)行下去，計劃不能順利地進(jìn)行。
另外，你在進(jìn)行時(shí)間安排的過(guò)程中，還有一種更為常見(jiàn)的可能性，就是你會(huì )發(fā)現每件事情都需要很長(cháng)的時(shí)間，你不得不慷慨地把大段寶貴的時(shí)間分配出去，最后你發(fā)現時(shí)間根本不夠用，因為事情太難做了，這意味著(zhù)你要找人分擔你的工作，招聘或者對能干的屬下進(jìn)行授權。
假如你白天已經(jīng)忙得要死，如果有可能的話(huà)，我建議你利用前一天晚上睡覺(jué)之前的時(shí)間來(lái)完成這項重要的工作。根據心理學(xué)的理論，這個(gè)時(shí)間段最利于做計劃，人們通常會(huì )在入睡之前將明天即將發(fā)生的事情在大腦中預演幾遍，以此確保自己已經(jīng)做好了迎接新一天的準備，判斷、分析自己能在有限的時(shí)間做到和做好的事情，然后創(chuàng )造出一種心理上的潛在安全感，順利地進(jìn)入睡眠。
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